•  
  •  
 

Abstract

This study discusses the digitizing process of certified competency test paperwork at the University of Indonesia Profession Certification Bodies ((Lembaga Sertifikasi Profesi) LSP UI). The process was conducted online using a web-based application system. The administrative digitization process produces born-digital recordss as evidence of the implementation of the test process. This study aims to see how the process of digitizing the administration of this competency test is carried out. The process of digitizing the competency test activities identified what digital records were created and how they affected archive management and business processes at LSP UI. This research method uses a qualitative approach with a narrative description of the data analysis. Data were collected through observations of LSP certification test activities, interviews of the personnel involved, analysis of LSP documents, and literature studies. The results that can be reviewed are the process of digitization competency certification activities at LSP UI carried outs by creating a web-based administration system. From this web system, participants register, administer exams, to announce test results by online system and also create several digital records, including personal records of participants, assessors files, registration files, test implementation files and exam results. The conclusion obtained is that the digitalization of competency certification tests is much needed, especially amid the Covid-19 pandemic. Digitization simplifies business processes and LSP supervision. The next issue is how each of these digitization system can be integrated with digital records management in LSP in particular and the organization in general. In addition, the issue of duplication, authenticity, filing and indexing of digital records is also a homework for organizations to do.

Bahasa Abstract

Penelitian ini membahas mengenai proses digitalisasi administrasi kegiatan uji sertifikasi kompetensi di Lembaga Sertifikasi Profesi Universitas Indonesia (LSP UI) dilakukan secara daring (online) dengan menggunakan sistem aplikasi berbasis web. Proses digitalisasi administrasi tersebut menghasilkan arsip-arsip dalam bentuk digital (born digital) sebagai bukti dari pelaksanaan kegiatan uji sertifikasi kompetensi. Tujuan penelitian ini adalah untuk melihat bagaimana proses digitalisasi administrasi uji kompetensi ini dilakukan. Dari proses digitalisasi kegiatan uji kompetensi tersebut diidentifikasi arsip-arsip digital apa saja yang tercipta dan bagaimana pengaruhnya terhadap manajemen kearsipan serta proses bisnis di LSP UI. Metode penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan deskripsi naratif dari analisis data. Data dikumpulkan melalui observasi kegiatan uji sertifikasi kompetensi, wawancara personil yang terlibat, analisis dokumen LSP, dan studi literatur. Hasil yang dapat ditinjau adalah proses digitalisasi kegiatan uji sertifikasi kompetensi di LSP UI dilakukan dengan pembuatan sistem adminitrasi berbasis web. Dari sistem web ini peserta melakukan pendaftaran, pelaksanaan ujian, hingga pengumuman hasil uji secara daring (online) dan menciptakan beberapa arsip digital antara lain arsip personal peserta uji (asesi), arsip penguji (asesor), arsip pendaftaran, arsip pelaksanaan ujian serta hasil ujian. Kesimpulan yang didapat adalah digitalisasi uji sertifikasi kompetensi sangat diperlukan di tengah kondisi pandemi Covid-19. Digitalisasi mempermudah proses bisnis dan pengawasan LSP. Isu selanjutnya adalah bagaimana setiap sistem digitalisasi ini dapat terintegrasi dengan manajemen arsip digital di LSP khususnya dan organisaasi secara umum. Selain itu isu duplikasi, autentisitas, pemberkasan dan pengindeksan arsip digital juga menjadi pekerjaan rumah untuk dilakukan oleh organisasi.

Download

Share

COinS