•  
  •  
 

Abstract

Internal Affairs Divisions of the Ministry of Health Republic of Indonesia has one of its duties to carry out administrative affairs. This administrative activity is carried out to facilitate the activities of the agency and also to facilitate the search again if at any time the letter is lost. At this time, technology plays a very important role in assisting the work activities of agencies and offices. The presence of technology can make the correspondence management process more effective and efficient with the presence of a mail application. The writing of this research has the aim of knowing more clearly about the effectiveness and efficiency of the existence of a system for managing incoming and outgoing letters at the Ministry of Health. The observation method for this research uses data collection by taking data from the Ministry of Health Republic of Indonesia and literature studies that support the theory of problem solving. The data contained in this research were analyzed descriptively quantitatively. Based on the results of the questionnaire and the author's observations, it can be concluded that the use of the Srikandi website/application at the Ministry of Health is quite effective and efficient in daily life, as well as the management of incoming and outgoing letters using a disposition sheet and also an agenda book in Microsoft Excel. However, there are obstacles in the management system process. Therefore, the author proposes to maximize website maintenance and server capacity upgrades so that the management process can be even better. Digitalization management is real time, fast, minimizes the role of humans, directly impacts end-users, and is integrated into all work units.

Keywords: Mail Management System, Incoming and Outgoing Letters, Heroine, Disposition, Ministry of Health.

Bahasa Abstract

Bagian Rumah Tangga, Biro Umum Kementerian Kesehatan memiliki salah satu tugasnya untuk menjalankan pelaksanaan urusan administrasi. Kegiatan administrasi ini dilakukan untuk memudahkan kegiatan instansi dan juga memudahkan pencarian kembali jika sewaktu – waktu surat hilang. Pada masa sekarang ini, teknologi memegang peranan yang sangat penting dalam membantu kegiatan kerja instansi dan perkantoran. Kehadiran teknologi dapat membuat proses pengelolaan surat – menyurat menjadi lebih efektif dan efisien dengan adanya aplikasi persuratan. Penulisan penelitian ini mempunyai tujuan untuk lebih jelas mengetahui tentang efektivitas dan efisiensi dari adanya sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kementerian Kesehatan. Adapun metode pengamatan untuk penelitian ini menggunakan cara pengumpulan data dengan mengambil data di Kementerian Kesehatan RI dan studi literatur yang mendukung teori penyelesaian masalah. Data – data yang terdapat dalam penelitian ini dianalisa secara deskriptif kuantitatif. Berdasarkan hasil kuesioner dan pengamatan penulis dapat disimpulkan bahwa penggunaan aplikasi Srikandi pada Kementerian Kesehatan cukup efektif dan efisien dalam kehidupan sehari – hari, serta pengelolaan surat masuk dan surat keluar menggunakan lembar disposisi dan juga buku agenda pada Microsoft Excel. Namun terdapat kendala dalam proses sistem pengelolaannya. Oleh karena itu, penulis mengusulkan untuk memaksimalkan maintenance aplikasi dan upgrade kapasitas server sehingga proses pengelolaannya bisa lebih baik lagi. Pengelolaan digitalisasi bersifat real time, cepat, meminimalisir peran manusia, langsung berdampak pada end-user, dan terintegrasi ke seluruh unit kerja.

Kata Kunci : Sistem Pengelolaan Surat, Surat Masuk dan Surat Keluar, Srikandi, Disposisi, Kementerian Kesehatan.

References

Definition of Administration [Bagian Buku] / pengar. Simon Herbert A. // Administrative Behavior: A Study of Decision-Making Processes in Administrative Organization. / pengar. buku Simon Herbert A.. - 1992.

Pengertian Administrasi [Bagian Buku] / pengar. Gie The Liang // Dasar-Dasar Administrasi, Suatu Kumpulan di Daerah / pengar. buku Gie The Liang. - Jakarta : Pradnya Paramita, 1980.

Definisi Surat [Bagian Buku] / pengar. Panji Drs. H. Suhanda // Dasar-dasar korespondensi niaga : bahasa Indonesia / pengar. buku Panji Drs. H. Suhanda. - Jakarta : Karya Utama, 1984.

Pengertian Sekretaris [Bagian Buku] / pengar. Gaol CHR. Jimmy L. // Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi / pengar. buku Gaol CHR. Jimmy L.. - Jakarta : PT. GRAMEDIA, 2015.

Pengertian, Kedudukan dan Perizinan Ilmu Administrasi [Buku] / pengar. Gie The Liang. - Yogyakarta : Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gadjah Mada, 1962.

Filsafat Administrasi [Buku] / pengar. Siagian S. P. - Jakarta : Gunung Agung, 1973.

Pengertian Surat [Bagian Buku] / pengar. Karyaningsih Ponco Dewi // Korespondensi Surat Bisnis dan Dinas / pengar. buku Karyaningsih Ponco Dewi. - Yogyakarta : Samudra Biru, 2018.

Mengenal Definisi dan Prosedur pengelolaan Surat Masuk Menurut Para Ahli [Online] / pengar. Royen Abi // ABI Blog. - 2020. - http://suratmenyurat.abi-blog.com/definisi-surat-menurut-para-ahli/.

Surat Keluar [Online] / pengar. Newtonsix Zacka // Ujiansma.com. - 15 Oktober 2015. - https://ujiansma.com/surat-keluar.

Persuratan dan Kesekretariatan [Online] / pengar. Adi Rickey // OSIS MAN BABAT. - 5 April 2013. - https://osismaneba.wordpress.com/2013/04/05/persuratan-dan-kesekretariatan/.

Pengertian, Fungsi, Syarat dan Jenis-jenis Surat [Online] / pengar. Riadi Muchlisin // KajianPustaka. - 14 Oktober 2019. - https://www.kajianpustaka.com/2019/10/pengertian-fungsi-syarat-dan-jenis-surat.html.

Pengertian Disposisi Surat dan Kegunaannya [Online] / pengar. Supriyati Astri // Ladiestory. - 29 Juni 2021. - https://www.ladiestory.id/pengertian-disposisi-surat-dan-kegunaannya-56723.

Sistem Informasi Kesehatan [Jurnal] / pengar. Anita Surya // Docplayer. - 2021. - hal. 1.

Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Umum Setda Pemerintah Kota Surakarta [Jurnal] / pengar. Wulandari Astriana. - 2012. - hal. 11-13.

Pengertian dan Tugas Sekretaris [Bagian Buku] / pengar. Drs. Darmanto M.Ed // Ruang Lingkup Tugas Sekretaris / pengar. buku Drs. Darmanto M.Ed. - 2021.

Pengertian Administrasi [Bagian Buku] / pengar. Handayaningrat Soewarno // Pengantar studi ilmu administrasi dan manajemen / pengar. buku Handayaningrat Soewarno. - Jakarta : Gunung Agung, 1995.

Pengertian, Fungsi, Syarat dan Jenis-jenis Surat [Online] / pengar. Riadi Muchlisin // kajianpustaka. - 14 Oktober 2019. - https://www.kajianpustaka.com/2019/10/pengertian-fungsi-syarat-dan-jenis-surat.html.

Pengertian Pokok Sekretaris [Bagian Buku] / pengar. Churiyah Madziatul // Sekretaris Masa Depan / pengar. buku Churiyah Madziatul. - Malang : Surya Pena Gemilang, 2010.

Terminologi Administrasi [Bagian Buku] / pengar. Mariati Rahman // Ilmu Administrasi / pengar. buku Rahman Mariati. - Makassar : CV. Sah Media, 2017.

Public Administration [Buku] / pengar. Presthus Robert. - New York : The Ronald Press Company, 1975.

Korespondensi Bisnis [Buku] / pengar. Sugiarto Agus. - Yogyakarta : Gaya Media, 2005.

Tata Laksana Kantor [Buku] / pengar. Moekijat. - Bandung : [s.n.], 1983.

The American college dictionary [Buku] / pengar. Banhart. - New York : Random House, 1967.

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia [Online] / pengar. Kementerian Kesehatan // Kemkes. - 2013. - https://www.kemkes.go.id/folder/view/01/tugas-dan-fungsi.html.

Sekretaris [Online] / pengar. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) // KBBI. - 2021. - https://kbbi.web.id/sekretaris.

Surat [Online] / pengar. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) // KBBI. - 2021. - https://www.kbbi.web.id/surat.

Pengelolaan [Online] / pengar. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) // KBBI. - 2020. - https://kbbi.lektur.id/pengelolaan.

Disposisi [Online] / pengar. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) // KBBI. - 2020. - https://www.kbbi.web.id/disposisi.

Sekretaris Menurut Para Ahli [Online] // Integra Sokution Group. - 23 April 2021. - https://solutions-integra.com/sekretaris-menurut-ahli/.

Sekretaris [Online] // KBBI. - 2021. - https://kbbi.web.id/sekretaris.

Administrasi, Organisasi dan Manajemen [Online] // Mirave. - 2021. - https://mirave21.blogspot.com/p/aom.html.

Pengertian Administrasi Negara [Online] / pengar. CregAsia // CregAsia.com. - 29 Januari 2022. - https://www.cregasia.com/artikel/66/pengertian-administrasi-negara/.

Disposisi [Online] / pengar. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) // KBBI. - https://www.kbbi.web.id/disposisi.

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia [Online] / pengar. Wikipedia // Wikipedia. - 16 Februari 2022. - https://id.wikipedia.org/wiki/Kementerian_Kesehatan_Republik_Indonesia.

Visi dan Misi [Online] / pengar. Pusdatin Kementerian Kesehatan // Pusat Data dan Teknologi Informasi Kementerian Kesehatan. - 12 Juni 2014. - https://pusdatin.kemkes.go.id/article/view/13010100001/profil-visi-dan-misi.html.

Pengertian Kuesioner [Online] / pengar. Mingseli // Mingseli. - 11 Januari 2021. - https://www.mingseli.id/2021/01/pengertian-kuesioner-menurut-para-ahli.html.

Visi dan Misi [Online] / pengar. Kementerian Kesehatan // farmalkes.kemkes.go.id. - https://farmalkes.kemkes.go.id/visi/.

Visi dan Misi [Online] / pengar. Kementerian Kesehatan // kemkes.go.id. - https://kemkes.go.id/article/view/13010100001/profil-visi-dan-misi.html.

Kebijakan Revolusi Mental Dalam RPJMN [Buku] / pengar. Kesehatan Masyarakat Kemkes. - 2021.

Inilah Makna Logo Baru Kemenkes RI [Online] / pengar. Kementerian Kesehatan // kemkes.go.id. - 06 December 2016. - https://www.kemkes.go.id/article/view/16120900003/inilah-makna-logo-baru-kemenkes-ri.html.

Download

Share

COinS