"Strategi Efektif dalam Kegiatan Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip di Lembaga Kearsipan UPI" by Syifa Diani Fadilah, Hana Silvana et al.
  •  
  •  
 

Abstract

Archives have a very important role, so an institution must have good archive management starting from archive creation to archive shrinkage. This article discusses effective efforts or strategies in archive shrinkage and archive maintenance activities at the Archival Institute of Universitas Pendidikan Indonesia (UPI). The purpose of this research is to find out the strategies or methods carried out by the institution in the depreciation and maintenance of archives. The research method in this article uses a qualitative approach and descriptive analysis of literature review, and data collection techniques are obtained through observation, interviews, and literature study. Interviews were conducted with related archivists. Overall, this research focuses on best practices that can be done in archive management to improve efficiency and effectiveness of sustainability. The strategies discussed include paying attention to the Archive Retention Schedule, the process of destroying archives is also certainly based on predetermined rules, as well as efforts to maintain physical and digital archives that have been carried out by the UPI "University Archives" institution. The research results from the implementation of this strategy show that the archives have proven to be well maintained, increase efficiency, and have the potential for an archive institution to get a better award or accreditation from ANRI. This article is expected to make an important contribution in sharing best practices in archival information management. Thus, related parties can jointly develop and improve problems that become deficiencies in information management, especially archives, so that in the future it can always run well in supporting activities in any archival institution, be it from government or private agencies, certain companies, to universities.

Bahasa Abstract

Arsip memiliki peran yang sangat penting, sehingga suatu lembaga harus memiliki pengelolaan arsip yang baik dimulai dari penciptaan arsip sampai dengan penyusutan arsip. Artikel ini membahas mengenai upaya atau strategi efektif dalam kegiatan penyusutan arsip dan pemeliharaan arsip di Lembaga Kearsipan Universitas Pendidikan Indonesia (UPI). Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui strategi atau metode yang dilakukan oleh lembaga tersebut dalam penyusutan dan pemeliharaan arsip. Metode penelitian pada artikel ini menggunakan pendekatan kualitatif dan analisis deskriptif kajian pustaka, serta teknik pengumpulan data diperoleh melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka. Lalu, wawancara dilakukan dengan arsiparis terkait. Secara keseluruhan, penelitian ini berfokus pada praktik terbaik yang dapat dilakukan dalam pengelolaan arsip untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas keberlanjutan. Strategi yang dibahas meliputi memperhatikan Jadwal Retensi Arsip (JRA), proses pemusnahan arsip juga tentu berpatokan pada aturan yang telah ditetapkan, serta upaya pemeliharaan arsip fisik maupun digital yang telah dilakukan oleh lembaga "Arsip Universitas" UPI. Hasil penelitian dari implementasi strategi ini menunjukkan bahwa arsip terbukti telah terpelihara dengan baik, meningkatkan efisiensi, dan memiliki potensi untuk suatu lembaga arsip mendapatkan penghargaan atau akreditasi yang lebih baik dari ANRI. Dengan demikian, artikel ini diharapkan dapat memberikan kontribusi penting dalam membagikan praktik terbaik dalam pengelolaan informasi arsip. Sehingga, pihak-pihak terkait dapat sama-sama mengembangkan maupun memperbaiki permasalahan yang menjadi kekurangan dalam pengelolaan informasi khususnya arsip, agar kedepannya senantiasa dapat berjalan dengan baik dalam mendukung kegiatan di lembaga kearsipan manapun, baik itu dari instansi pemerintah atau swasta, perusahaan tertentu, hingga perguruan tinggi.

References

Andhika, D. B. (2023). Strategi pemeliharaan arsip dinamis inaktif melalui alih media. Information Science and Library, 4(1), 1–9. http://dx.doi.org/10.26623/jisl.v4i1.6510

Arizola, O., dan Rahmah, E. (2014). Pembuatan jadwal retensi arsip (JRA) di Kantor Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat. Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 2(2), 1–8. https://doi.org/10.24036/3312-0934

Asaniyah, N. (2017). Pelestarian informasi koleksi langka: Digitalisasi, restorasi, fumigasi. Buletin Perpustakaan, (57), 85–94.

Bkis, P. K., dan Puspasari, D. (2019). Analisis pengelolaan arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, 7(4), 201–205.

Fakhrurrazi, F. (2018). Hakikat pembelajaran yang efektif. At-Tafkir, 11(1), 85–99. https://doi.org/10.32505/at.v11i1.529

Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya arsip sebagai sumber informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi), 3(2), 215–225. http://dx.doi.org/10.30829/jipi.v3i2.3237

Fitriyani, S., Henriyani, E., dan Hidayat, E. S. (2022). Penataan arsip berbasis digital di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ciamis. Dinamika: Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi Negara, 9(2), 312–320. http://dx.doi.org/10.25157/dak.v9i2.8576

Ghofilah, P. N. N., Sukaesih, S., Kusnandar, K., dan Romaddyniah, L. (2022). Pengelolaan arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur. Al-Kuttab: Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 4(2), 55–69. https://doi.org/10.24952/ktb.v4i2.5197

Handayani, T. (2019). Jadwal retensi arsip di era Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 3(4), 447–460. https://doi.org/10.14710/anuva.3.4.447-460

Harahap, W. R. (2020). Profesi arsiparis sebagai sumber daya manusia dalam mengelola arsip statis. Pustaka Karya: Jurnal Ilmiah Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 8(1), 45–52. https://doi.org/10.18592/pk.v7i15.3759

JDIH Kemenko Bidang Kemaritiman dan Investasi. (n.d.). Kamus Hukum. https://jdih.maritim.go.id/unit-kearsipan. Diakses pada 25 Mei 2024.

Kapitanhitu, K., Kay, V. P., dan Tangnga, M. H. (2023). Tinjauan pemusnahan arsip pada Kantor Korwil Bidang Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan Leihitu. Jurnal Administrasi Terapan, 2(1), 86–94. https://doi.org/10.31959/jat.v2i1.1396

Martini, T. (2021). Pengelolaan arsip elektronik. Jurnal Komputer Bisnis, 14(1), 12–20.

Milah, A. R., Hasanah, U., Nurhidayat, R., Silvia, D., dan Supriatna, D. (2024). Implementasi pengelolaan kearsipan dalam menunjang akuntabilitas sekolah: Studi kasus di SMK Negeri 1 Cijulang. J-STAF: Siddiq, Tabligh, Amanah, Fathonah, 3(2), 283–294. https://doi.org/10.62515/staf.v4i2.482

Monissa, H., dan Indrahti, S. (2019). Analisis Perka ANRI No. 25 Tahun 2012 dalam pemusnahan arsip di Subbag Adum Inspektorat Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 8(1), 186–195.

Nufus, A. (2018). Preservasi arsip. Libria, 9(2), 211–226. http://dx.doi.org/10.22373/2405

Portal Berita Universitas Pendidikan Indonesia. (2022). Arsip universitas terima sertifikat akreditasi kearsipan dengan predikat A (sangat baik) dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). https://berita.upi.edu/arsip-universitas-terima-sertifikat-akreditasi-kearsipan-dengan-predikat-a-sangat-baik-dari-kepala-arsip-nasional-republik-indonesia-anri/. Diakses pada 26 Mei 2024.

Pratiwi, D. W., Rakhmawati, R., dan Waluyo, W. (2018). Kajian implementasi program penilaian dan penyusutan arsip: Studi kasus Records Center Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 2(1), 23–33. https://doi.org/10.22146/diplomatika.36657

Putri, S. N., dan Ganggi, R. I. P. (2020). Analisis SWOT manajemen penyusutan arsip inaktif di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 9(2), 94–103.

Rembulan, S., dan Mayesti, N. (2021). Pelaksanaan penyusutan arsip inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bekasi. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 4(2), 112–123. https://doi.org/10.22146/diplomatika.63067

Saeroji, A., Kuswantoro, A., Ungu, R. B. M., dan Rustiana, A. (2020). Studi kasus penyusutan arsip di Universitas Negeri Semarang. Efisiensi: Kajian Ilmu Administrasi, 17(1), 81–94. https://doi.org/10.21831/efisiensi.v17i1.30442

Saraswati, K. M., dan Husna, J. (2020). Evaluasi kegiatan penyusutan arsip dinamis inaktif di PT. Pelabuhan Indonesia III Cabang Tanjung Emas Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 8(2), 169–178.

Sari, N. P. (2016). Transformasi pekerja informal ke arah formal: Analisis deskriptif dan regresi logistik. Jurnal Ekonomi Kuantitatif Terapan, 9(1), 28–36. https://dx.doi.org/10.24843/JEKT.2016.v09.i01.p03

Sari, S. I., Hasbi, M., dan Kanada, R. (2024). Peran kepala tata usaha dalam pengawasan dan pemeliharaan arsip di lembaga pendidikan. Journal of Law, Administration, and Social Science, 4(6), 1281–1290. https://doi.org/10.54957/jolas.v4i6.1114

Setyawan, H. (2016). Lembaga kearsipan perguruan tinggi, upaya institusi menjawab tantangan zaman. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 9(1), 3–10. https://doi.org/10.22146/khazanah.22943

Sudarmadi, D. A., dan Runturambi, A. J. S. (2019). Strategi Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dalam menghadapi ancaman siber di Indonesia. Jurnal Kajian Stratejik Ketahanan Nasional, 2(2), 163–183. https://doi.org/10.7454/jkskn.v2i2.10028

Sugiharto, A., dan Wahyono, T. (2015). Manajemen kearsipan modern dari konvensional ke basis komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.

Sujarweni, V. W. (2014). Metodologi penelitian. Yogyakarta: Pustaka Baru Press.

Taib, T. (2023). Pentingnya peran arsip di perguruan tinggi (IAIN Sultan Amai Gorontalo). Jurnal El-Pustaka, 2(1), 1–12. http://dx.doi.org/10.24042/el-pustaka.v2i1.8490

Wijaya, H. (2018). Analisis data kualitatif model Spradley (etnografi). Sekolah Tinggi Theologia Jaffray.

Download

Plum Print visual indicator of research metrics
PlumX Metrics
  • Usage
    • Downloads: 79
    • Abstract Views: 50
see details

Share

COinS
 
 

To view the content in your browser, please download Adobe Reader or, alternately,
you may Download the file to your hard drive.

NOTE: The latest versions of Adobe Reader do not support viewing PDF files within Firefox on Mac OS and if you are using a modern (Intel) Mac, there is no official plugin for viewing PDF files within the browser window.