Abstract
This study aims to evaluate the Integrated Record Information System application (SRIKANDI) version 3, which is an Electronic Records Management System (ERMS), guided by ISO 16175-2:2011, particularly focusing on the aspect of creation. This study utilizes the method of descriptive qualitative by a literature study approach and direct observation of the SRIKANDI application. The research methodology includes preparation, conducting evaluations based on ISO 16175-2:2011, managing evaluation results, and drafting conclusions/findings. The evaluation examines several aspects, including the processes of capture, metadata capture point, aggregation digital record, importing of bulk, the formats of digital document, compound records, identification, classification schemes, and record volumes. The evaluation results indicate that the SRIKANDI application meets most of the criteria set by ISO 16175-2:2011. However, some aspects still require improvement, particularly in terms of email integration. These findings provide a foundation for the future development and enhancement of the SRIKANDI application, especially in managing electronic records within central and regional government environments.
Bahasa Abstract
Studi ini bermaksud untuk mengevaluasi Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) versi 3 yang merupakan Electronic Records Management System (ERMS) dengan berpedoman pada ISO 16175-2:2011, khususnya pada aspek penciptaan. Metode penelitian pada analisis studi ini menggunakan kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi pustaka serta observasi langsung pada aplikasi SRIKANDI. Tahapan pada metode penelitian melalui tahap persiapan, pelaksanaan evaluasi berdasarkan ISO 16175-2:2011, pengelolaan hasil evaluasi, dan penyusunan kesimpulan/hasil penelitian. Evaluasi melihat sejumlah aspek, antara lain proses penangkapan, titik pengambilan metadata, agregasi arsip digital, impor dalam jumlah besar, format dokumen digital, penggabungan arsip, identifikasi, skema klasifikasi, dan volume arsip. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa aplikasi SRIKANDI telah memenuhi sebagian besar kriteria ISO 16175-2:2011. Meskipun demikian, terdapat beberapa aspek yang masih perlu ditingkatkan, khususnya dalam integrasi dengan email. Temuan ini memberikan landasan bagi pengembangan dan peningkatan kualitas aplikasi SRIKANDI di masa mendatang, khususnya dalam pengelolaan arsip secara elektronik di lingkungan pemerintah pusat dan daerah.
References
Legislation and Regulation
Kementerian PAN & RB. (2020). Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.
Republik Indonesia. (2003a). Instruksi Presiden No. 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan Dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government.
Republik Indonesia. (2003b). Keputusan Menkominfo No: 56/KEP/M.KOMINFO/12/2003 Tentang Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik, menyebutkan bahwa Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Lembaran Negara RI Tahun 2009.
Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Lembaran Negara RI Tahun 2012.
Republik Indonesia. (2018). Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
Books and Journals
Astuti, D. A., Haryanto, S., & Prihatni, Y. (2018). Evaluasi implementasi kurikulum 2013. Wiyata Dharma: Jurnal Penelitian Dan Evaluasi Pendidikan, 6(1), 7–14.
Fachmi, A., & Mayesti, N. (2021). Kepatuhan Functional Requirements Hak Akses pada Electronic Records Management System Arteri. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi), 6(1), 61–72.
Herawan, L. (2021). Offline Filing And Transfer Of Electronic Records At Abc Agency. In Proceeding of International Conference on Documentation and Information, 4, 38–53.
Herawan, L. (2022). Factor Affecting the Implementation of SIKD at the National Archives of the Republic of Indonesia. In Proceedings of the 7th International Conference on Science and Technology, AIP Conf., Proc. 2654, 020011-1 – 020011-10.
Herawan, L. (2023). Strategi Pengelolaan Arsip Pembinaan Kearsipan Menjadi Informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi), 8(2), 412–431.
Pramudyo, G. N., & Mayesti, N. (2023). Evaluasi Perangkat Lunak Electronic Record Management System (ERMS) ARTERI Menggunakan ISO 16175-2: 2011. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 16(2), 177–202.
Rahma, N., & Mayesti, N. (2019). Pengendalian Hak Akses pada Electronic Document and Records Management System di Kementerian Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 5(1), 33–48.
Sugiyono. (2021). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Alfabeta, Bandung.
Zed, M. (2018). Metode Penelitian Kepustakaan (Cetakan Kelima). Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.
Recommended Citation
Novelawaty, Yeni Dwi and Herawan, Lufi
(2024)
"Evaluation of Integrated Records Information System (SRIKANDI) Version 3 As An Electronic Records Management System (ERMS): ISO 16175-2:2011 Creation Aspect,"
Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan: Vol. 26:
No.
2, Article 2.
DOI: 10.7454/JIPK.v26i2.1115
Available at:
https://scholarhub.ui.ac.id/jipk/vol26/iss2/2
Included in
Archival Science Commons, Collection Development and Management Commons, Information Literacy Commons
