Analisis Proses Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan Kementerian CX

Authors

Anissa Aprilia Sundari, University of IndonesiaFollow
Ike Iswary Lawanda, University of IndonesiaFollow

Abstract

Management of inactive records must be carried out to maintain their value and prevent them from becoming messy. Messy records are still found in the archive storage of the Ministry of CX's Record Center. The processing unit sends these records in the form of boxes and sacks without a file list attached. Archives have a very important role as a source of information for an organization. This study aims to explain the management of inactive dynamic archives at the Archives Unit of the Ministry of CX in terms of procedures, human resources and also facilities and infrastructure as a form of archivist compliance with the rules. The research method used is the case study method with a qualitative approach. The data collection technique used for this research is an interview with eight informants who were archivists at the Ministry of CX. The results of this study indicate that, in handling inactive records, there are still many messy records caused by the knowledge and awareness of the processors in interpreting the records in the organization. This affects the compliance of archivists in the Processing Unit to manage their records properly, even though there are procedures and policies in place, problems are still caused in the original order at the Archives Unit. Supporting facilities and infrastructure were converted and rooms did not meet standards. As a result, archivists in the Archives Unit must re-manage it so that it is in accordance with the original order of the archives in the Archives Unit.

Bahasa Abstract

Pengelolaan arsip inaktif harus dilakukan untuk menjaga nilai guna dan menghindari terjadinya arsip kacau. Arsip kacau masih ditemukan diantara arsip-arsip pada penyimpanan arsip di Record Center Kementerian CX. Unit pengolah mengirimkan arsipnya dalam bentuk kardus dan karungan tanpa dilampiri daftar arsip. Arsip sangat penting keberadaanya sebagai sumber informasi bagi sebuah organisasi. Sehingga penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Kementerian CX dari segi prosedur, sumber daya manusia dan juga sarana dan prasarana sebagai bentuk kepatuhan arsiparis terhadap aturan. Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data menggunakan teknik wawancara kepada delapan informan yang merupakan arsiparis di Kementerian CX. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa dalam menangani arsip inaktif masih banyak arsip yang kacau yang disebabkan oleh pengetahuan dan kesadaran pengolah dalam memaknai arsip di organisasi. Hal ini mempengaruhi kepatuhan arsiparis di Unit Pengolah untuk mengelola arsipnya dengan baik, meskipun sudah terdapat prosedur dan kebijakan, masalah masih disebabkan pada original order di Unit Kearsipan. Sarana dan prasarana pendukung dialihfungsikan serta ruangan yang belum memenuhi standar. Oleh karena itu, arsiparis di Unit Kearsipan harus melakukan pengelolaan ulang agar sesuai dengan urutan asli (original order) arsip di Unit Kearsipan.

References

Arum, T.N., & Irhandayaningsih, A. (2019). Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Dalam Upaya Mendukung Layanan Informasi Di Dinas Perpustakaan Dan Arsip Kabupaten Batang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 8(2), 246-255. Retrieved from https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/26813

Atmaja, B. S., & Oktarina, N. (2017). Pengaruh Kompetensi, Sarana Prasarana, Dan Tata Ruang Kearsipan Di Dinas Perpustakaan Kearsipan Kabupaten Batang. Economic Education Analysis Journal, 6(3), 936-946. Retrieved from https://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/eeaj/article/view/20339

Barthos, B. (2014). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Bumi Aksara: Jakarta.

Barthos, B. (2016). Manajemen kearsipan. Jakarta : PT. Bumi Aksara.

Betting, J. (2008). Keeping Archives. Canberra: Australian Society of Archivists.

Bryman, A. (2012). Social Research Methods. 4th ed. United States: Oxford University Press Inc.

Creswell, John W. (2014). Research Design, Qualitatives, Quantitative, and Mixed Methods Approaches. 4th ed. United State of America: Sage Publications.

Dalkir, K. (2005). Knowledge Management in Theory and Practice. USA: Elsevier Butterworth-Heinemann.

Fathoni, A. (2006). Metodologi Penelitian & Teknik Penyusunan Skripsi. JFsaakarta: PT Rineka Cipta.

Fauziyyah, S. (2018). Ketersediaan Tenaga Arsiparis di Kementerian ESDM. Skripsi, Fakultas Adab dan

Humaniora. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah: Jakarta

Ginting, M. N. A. (2020). Peranan Pemberkasan pada Penyusutan Arsip di Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara

Hadi, S. (2002). Metodologi Research Jilid I. Yogyakarta: Andi Offset.

Hendrawan, M. R., & Ulum, M. C. (2017). Pengantar Kearsipan Dari Isu Kebijakan ke Manajemen. Malang: UB Press.

Henttonen, P. and Kettunen, K. (2011). Functional Classification of Records and Organisational Structure.

Kantor Arsip UI. (2021, April 19). Kebijakan Arsip Universitas. Diakses 9 September 2022, dari https://arsip.ui.ac.id/kebijakan-arsip-universitas

Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip.

Mirmani, A. (2014). Deskripsi dan Pentaan Arsip Statis. In: Pengantar ke Administrasi Arsip. Universitas Terbuka: Jakarta.

Moleong,L. J. (2012). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Nawawi, H. (2012). Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University Press

Nugeraha, B. (2017). Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif: Studi Kasus pada Unit Kearsipan Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian RI. Skripsi thesis, Fakultas Adab Dan Humaniora. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah: Jakarta.

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 3 Tahun 2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

Praharsi, Y. (2016). Manajemen Pengetahuan dan Implementasinya dalam organisasi dan perorangan. Jurnal Manajemen Maranatha, 16(1).

Prasetya, A. C., & Alamsyah, A. (2020). Pengaruh Knowledge Management Arsiparis Terhadap Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 9(1), 12-24. Retrieved from https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/29966

Primadistya, A. (2015) Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Pada Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Banyumas. Skripsi thesis, Jurusan Pendidikan Ekonomi. Universitas Negeri Semarang: Semarang.

Rusidi. (2008). Penanganan Arsip Inaktif Tidak Teratur. Diakses 29 September 2022, dari http://dpad.jogjaprov.go.id/public/article/128/60f31ca77d62b8df29504843d483b67d.pdf

Rudisi. (2016). Pentingnya Jadwal Retensi Arsip dalam Manajemen Kearsipan. Diakses 14 Desember 2022 dari http://dpad.jogjaprov.go.id/public/article/628/PENTINGNYA_JRA_DALAM_MANAJ_KEARSIPA.pdf

Santosa, H. (2014). Manajemen Arsip Inaktif Sebagai Solusi Permasalahan Arsip Inaktif Tidak Teratur. Diakses 12 Desember 2022, dari https://arsip.ugm.ac.id/wp-content/uploads/sites/401/2014/08/ManajemenArsip-Inaktif-HeriSantosa-1.pdf

Satrio, B. (2020, September 24). Saatnya Peduli dan Sadar Arsip. Diakses 28 September 2022, dari https://www.djkn.kemenkeu.go.id/kpknl-metro/baca-artikel/13406/Saatnya-Peduli-dan-SadarArsip.html

Sitanggang, T. (2020, November 16). Pengelolaan dan Penataan Arsip Aktif dan Inaktif. Diakses 28 September 2022, dari https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/13494/Pengelolaan-dan-Penataan-ArsipAktif-dan-Inaktif.html

Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta

Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Umami, F. (2015). Pengaruh Kompetensi Petugas Kearsipan dan Sarana Prasarana Kearsipan terhadap Kelancaran Pengelolaan Arsip di Universitas Negeri Semarang. Skripsi, Universitas Negeri Semarang: Semarang.

Zuliyanti, F. (2021) Pengolahan Arsip Dinamis In-Aktif di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kabupaten Bantul. Skripsi thesis, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta: Yogyakarta

Recommended Citation

Sundari, Anissa Aprilia and Lawanda, Ike Iswary (2023) "Analisis Proses Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif pada Unit Kearsipan Kementerian CX," Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan: Vol. 25: No. 2, Article 1.
DOI: 10.7454/JIPK.v25i2.1000
Available at: https://scholarhub.ui.ac.id/jipk/vol25/iss2/1