Pelaksanaan Pemberkasan Arsip di Pusat Administrasi Universitas Indonesia: Studi Kasus Bidang Perencanaan, Keuangan, dan Fasilitas

Authors

Nur Laila, Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, Indonesia
Anon Mirmani, Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, Indonesia

Abstract

Filing is a records processing activity by grouping documents into files in the work unit. Division Unit 2 at the Administrative Center of the Universitas Indonesia consists of 9 work units that create and capture record in accordance with their main tasks and functions, which are supporting core activities of the Administrative Center of the Universitas Indonesia. The records processing is based on the Universitas Indonesia's records classification scheme instrument. The research question is: how is the implementation of records filing in Division unit 2? Is the implementation in line with the instrument? The research purpose is to provide an overview of the records filing implementation in work units within Division Unit 2. I use qualitative research approaches with data collection techniques, interviews, participatory observation, and documentary analysis. The results show that, within Division Unit 2, four out of nine work units have carried out records filing according to the classification scheme and all work units have made a record inventory but have not included the location code for records storage.

Bahasa Abstract

Pemberkasan merupakan kegiatan pengolahan arsip dinamis dengan cara mengelompokkan dokumen menjadi berkas di unit kerja. Bidang II, Pusat Administrasi Universitas Indonesia terdiri atas dari unit-unit kerja yang menciptakan dan menangkap arsip dinamisnya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya sebagai penunjang kegiatan utama. Pengolahan arsip dinamis ini berdasarkan instrumen skema klasifikasi arsip Universitas Indonesia. Pertanyaan penelitian bagaimanakah pelaksanaan pemberkasan arsip dinamis bidang II dan apakah sudah sesuai dengan instumennya. Tujuan penelitian adalah memberi gambaran pelaksanaan pemberkasan arsip di unit-unit kerja bidang II. Menggunakan pendekatan penelitian kualitatif dengan teknik pengumpulan data, wawancara, observasi partispasi dan studi dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan pemberkasan di unit kerja bidang II, dari 9 unit kerja yang ada 4, di antaranya sudah melaksanakan pemberkasan arsip sesuai skema klasifikasi arsip serta seluruh unit kerja sudah membuat Daftar Pencarian Arsip, namun belum mencantumkan kode lokasi simpan arsip.

References

1. Burhanudin. (2009). Penataan Berkas. Yogyakarta: Badan Perpustakaan dan Arsip.
2. Creswell, J. W. (2010). Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
3. Franks, P. C. (2013). Records and Information Management. United States: ALA Neal-Schuman.
4. Gunarto, I. (1997). Sistem Filing Suatu Pendekatan Aplikatif. Jakarta: Chandra Pratama.
5. Indonesia. (2007). Undang-undang Republik Indoensia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Retrieved from https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf
6. Indonesia. (2011). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 21 Tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SKIN). Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
7. Judith, R., & Ginn, M. L. (2011). Records Management, Ninth Edition. United States of America: South-Western Cengage Learning.
8. Kantor Arsip Universitas Indonesia. (2018). Laporan Monitoring dan Evaluasi Manajemen Arsip di Lingkungan Pusat Administrasi Universitas. Depok: Kantor Arsip Universitas Indonesia.
9. Kennedy, J., & Schauder, C. (1998). Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman.
10. Martono, B. (1992). Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Sinar Harapan.
11. Saffady, William. (2016). Records and Information Management: fundamentals of professional practice. 3 rd. USA: ARMA Internasional.
12. Sulistyo-Basuki. (2016). Pengantar Ilmu Kearsipan. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.

Recommended Citation

Laila, Nur and Mirmani, Anon (2020) "Pelaksanaan Pemberkasan Arsip di Pusat Administrasi Universitas Indonesia: Studi Kasus Bidang Perencanaan, Keuangan, dan Fasilitas," Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan: Vol. 22: No. 2, Article 2.
DOI: 10.7454/JIPK.v22i2.002
Available at: https://scholarhub.ui.ac.id/jipk/vol22/iss2/2