•  
  •  
 

Abstract

Medical record administration is an essential component in supporting healthcare service quality. During the transition toward Electronic Medical Records (EMR), many hospitals still use semi-digital systems that combine conventional and electronic processes. This study aimed to describe semi-digital medical record administration at RSU X, Depok City, based on the Man, Money, Material, Method, and Machine (5M) management elements and the Planning, Organizing, Actuating, and Controlling (POAC) management functions. This study employed a descriptive qualitative approach through in-depth interviews and observations involving five informants. The results showed that the semi-digital system operated through the parallel use of physical medical records and the EMR system. In terms of Man, only four staff members had a medical record educational background, and training had not been equally provided. Regarding Money, budgeting was managed by the central management. For Material, storage facilities did not meet standards, particularly storage racks, tracers, and color-coding systems. In terms of Machine, technical problems with computers and printers were still encountered. Regarding Method, implementation complied with the Indonesian Ministry of Health Regulation No. 24 of 2022 through 15 Standard Operating Procedures covering manual and digital processes. The implementation of POAC functions was not optimal because coordination and supervision remained limited to the unit coordinator level without active involvement from the department head. This study indicates that the semi-digital system at RSU X Depok City has not been fully integrated and requires improvements in human resources, infrastructure, and policy support to ensure an effective transition toward full EMR implementation.

References

Aini, N.D.N. and Khalifatulloh, B.D.D. (2025) ‘Pemberdayaan Petugas Rekam Medis Terkait Peningkatan Pengetahuan Penyusunan SOP Kodefikasi Klinis’, SELAPARANG: Jurnal Pengabdian Masyarakat Berkemajuan, 9(2), pp. 576–582. Available at: https://journal.ummat.ac.id/index.php/jpmb/article/view/29297.

Akhmada, K.M. (2024) Tinjauan Faktor Penghambat Penerapan Rekam Medis Elektronik Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Daerah Dr Mohammad Zyn Sampang. STIKes Ngudia Husada Madura. Available at: https://repository.stikesnhm.ac.id/id/eprint/1591/.

Aldosari, B. (2017) ‘Patients’ safety in the era of EMR/EHR automation’, Informatics in Medicine Unlocked, 9, pp. 230–233. Available at: https://doi.org/10.1016/j.imu.2017.10.001.

Averus, A. and Pitono, A. (2018) ‘Pengaruh Pengawasan Terhadap Kinerja Pegawai dalam MeningkatkanPelayanan Kesehatan di Kota Palu Provinsi Sulawesi Tengah’, Sosiohumaniora, 20(1), p. 15. Available at: https://doi.org/10.24198/sosiohumaniora.v20i1.11677.

Barus, B.A.G. and Masrochah, S. (2026) ‘Analisis Hambatan Pelaksanaan Sistem Rekam Medis Elektronik Pada Bagian Pendaftaran Rawat Jalan di RSUD Dr. RM. Djoelham Binjai’, Jurnal Pengabdian Masyarakat dan Riset Pendidikan, 4(4), pp. 24523–24532. Available at: https://doi.org/10.31004/jerkin.v4i4.6211.

Bissilisin, B.N. et al. (2023) ‘Perbedaan Kinerja Petugas Rekam Medis, Casemix, dan TPP Berdasarkan Latar Belakang Pendidikan di Rumah Sakit Bhakti Mulia Tahun 2022’, Journal of Innovation Research and Knowledge, 2(11), pp. 4507–4516. Available at: https://doi.org/10.53625/jirk.v2i11.5501.

Damayanti, P.S., Adiputra, I.M.S. and Pradnyantara, I.G.A.N.P. (2025) ‘Tantangan penerapan Rekam Medis Elektronik (RME) berdasarkan regulasi Permenkes No. 24 Tahun 2022’, Health Sciences and Pharmacy Journal, 9(1), pp. 47–55. Available at: https://doi.org/10.32504/hspj.v9i1.1164.

Darianti, D., Dewi, V.E.D. and Herfiyanti, L. (2021) ‘Implementasi Digitalisasi Rekam Medis dalam Menunjang Pelaksanaan Electronic Medical Record RS Cicendo’, Jurnal Ilmiah Manusia Dan Kesehatan, 4(3), pp. 403–411. Available at: https://doi.org/10.31850/makes.v4i3.975.

Departemen Kesehatan RI (2006) Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (Revisi II). Revisi II. Jakarta: Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan RI.

Dewi, T.S. and Silva, A.A. (2023) ‘Hambatan Implementasi Rekam Medis Elektronik dari Perspektif Perekam Medis Dengan Metode PIECES’, Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI), 11(2). Available at: https://doi.org/10.33560/jmiki.v11i2.597.

Djohar, D., Oktavia, N. and Damayanti, F.T. (2018) ‘Analisis Penyebab Terjadinya Missfile Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Ruang Penyimpanan(Filling) RSUD Kota Bengkulu Tahun 2017’, Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, 6(2), p. 79. Available at: https://doi.org/10.33560/.v6i2.190.

Handayuni, L. and Handayani, L.F. (2020) ‘Analisis Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas Muara Madras Kecamatan Jangkat Provinsi Jambi’, Administration & Health Information of Journal (AHIJ), 1(1). Available at: http://ojs.stikeslandbouw.ac.id/index.php/ahi/article/view/1/10.

Kasim, F. (2025) ‘Implementation of Quality Control of Medical Record Services and its Implications for Patient Satisfaction’, Jurnal Keperawatan dan Fisioterapi, 7(2), pp. 362–370. Available at: https://ejournal.medistra.ac.id/index.php/JKF/article/view/2761.

Kementerian Kesehatan RI (2024) Desk Sistem Informasi Rumah Sakit, RME dan SatuSehat. Available at: https://keslan.kemkes.go.id/read/1704/desk-sistem-informasi-rumah-sakit-rme-dan-satusehat?

Kurniasari, S.V., Novratilova, S. and Sukmaningsih, W.R. (2024) ‘Analisis Uji Coba Desain Tracer Terhadap Kejadian Missfile di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Wonogiri Kota’, Journal Health Information Management Indonesian (JHIMI), 3(1), pp. 34–40. Available at: https://doi.org/10.46808/jhimi.v3i1.89.

Laila, M.I.K. et al. (2024) ‘Faktor Penghambat Pelaksanaan Rekam Medis Elektronik Di Rumah Sakit: Narrative Review’, Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI), 12(1), pp. 65–71. Available at: https://jmiki.aptirmik.or.id/jmiki/article/view/645.

Malau, S. and Limbong, A. (2024) ‘Analisis Kinerja Jaringan Wi-Fi di RS Gading Pluit untuk Meningkatkan Produktivitas Pengguna Menggunakan metode QoS’, TeIKa, 14(2), pp. 185–197. Available at: https://doi.org/10.36342/teika.v14i2.3800.

Maryati, Y.F. and Hidayah, N. (2021) ‘Kepatuhan Tenaga Kesehatan Terhadap SPO Rekam Medis Dalam Membangun Budaya Keselamatan Pasien di RSUD Gambiran’, Jurnal Manajemen Kesehatan Yayasan RS.Dr. Soetomo, 7(1), p. 125. Available at: https://doi.org/10.29241/jmk.v7i1.610.

Nissa’, N.K. et al. (2021) ‘Analisis Faktor Penyebab Rendahnya Kinerja Petugas Pada Unit Filing di RSU Bhakti Husada Krikilan’, J-REMI : Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan, 2(3), pp. 381–392. Available at: https://doi.org/10.25047/j-remi.v2i3.2187.

Pamboaji, A.G. (2020) ‘Analisis Pengelolaan Sumber Daya Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Misi Lebak Guna Meningkatkan Efisensi dan Efektivitas Pelayanan’, Jurnal Kesehatan Vokasional, 5(3), p. 132. Available at: https://doi.org/10.22146/jkesvo.48870.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis (no date). Indonesia. Available at: https://peraturan.bpk.go.id/Details/245544/permen.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis (no date). Indonesia. Available at: https://peraturan.go.id/id/permenkes-no-55-tahun-2013.

Putra, D.S.H. et al. (2023) ‘Revitalisasi Desain Ruang Unit Kerja Rekam Medis Berdasarkan Aspek Ergonomi di Rumah Sakit Umum X Jember’, Jurnal Kesehatan Vokasional, 8(4), p. 255. Available at: https://doi.org/10.22146/jkesvo.89775.

Ratnaningsih, D.A., Guardian Yoki Sanjaya and Adhiyanti Asikin (2023) ‘Rekam Medis Elektronik (RME) untuk Pelayanan Gizi Rumah Sakit’, Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan (The Indonesian Journal of Health Service Management), 26(2). Available at: https://doi.org/10.22146/jmpk.v26i2.8557.

Santoso, C.P. and Rosita, A. (2025) ‘Readiness of Electronic Medical Record Implementation at Budi Asih Trenggalek Hospital using the Fishbone Diagram Method’, Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia, 4(2), pp. 09–14. Available at: https://doi.org/10.62951/jurmiki.v4i2.96.

Sari, A.P. (2021) Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Pasien di Rumah Sakit Angkatan Udara dr. Efram Harsana Lanud Iswahjudi Magetan. STIKES Bhakti Husada Mulia Madiun. Available at: https://repository.stikes-bhm.ac.id/1525/1/19032022.pdf.

Sembiring, R.A. and Sinaga, J.P. (2021) ‘Penyuluhan Tentang Penerapan Roll O’pack di Ruang Penyimpanan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Sembiring’, Jurnal Pengabdian Masyarakat Putri Hijau, 1(2), pp. 24–28. Available at: https://doi.org/10.36656/jpmph.v1i2.685.

Sembiring, R.J., Purba, B.B. and Apriana, A. (2025) ‘Peran Rekam Medis Elektronik dalam Meningkatkan Efesiensi Layanan Kesehatan di UPT Puskesmas Rantang Tahun 2025’, Jurnal Pengabdian Masyarakat Putri Hijau (JPMPH), 5(3), pp. 22–26. Available at: https://ejournal.delihusada.ac.id/index.php/JPMPH/article/view/2436.

Shah, S.M. et al. (2024) ‘Navigating The Digital Health Record: Challenges in The Adoption and Implementation of Electronic Medical Records in Southeast Asia Countries-A Narrative Review’. Available at: https://doi.org/10.22541/au.171907108.87483259/v1.

Udayani and Setiono, O. (2025) ‘Tinjauan Pelayanan Lama Waktu Pasien JKN Bagian TPPRJ di RS Pantiwilasa Dr. Cipto Semarang Tahun 2024’, Jurnal Rekam Medik & Manajemen Informasi Kesehatan, 4(1), pp. 1–8. Available at: https://doi.org/10.47134/rmik.v4i1.1887.

Yolanda, V.D., Purwadhi, P. and Veranita, M. (2024) ‘Analysis of The Readiness of Electronic Medical Record Implementation Using DOQ-IT at Rsud Class D Pratama Sendawar’, Dinasti International Journal of Education Management And Social Science, 6(2), pp. 1314–1327. Available at: https://doi.org/10.38035/dijemss.v6i2.3557.

Bahasa Abstract

Administrasi rekam medis merupakan elemen penting dalam mendukung mutu pelayanan kesehatan. Pada masa transisi menuju penerapan Rekam Medis Elektronik (RME), banyak rumah sakit masih menggunakan sistem semi-digital yang mengombinasikan proses konvensional dan elektronik. Penelitian ini bertujuan menggambarkan administrasi rekam medis semi-digital di RSU X Kota Depok berdasarkan unsur manajemen Man, Money, Material, Method, dan Machine (5M) dan fungsi manajemen Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling (POAC). Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif melalui wawancara mendalam dan observasi yang melibatkan lima informan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem semi-digital berjalan secara paralel melalui penggunaan berkas fisik dan sistem RME. Pada unsur Man, hanya empat staf yang berlatar belakang pendidikan rekam medis dan belum seluruhnya memperoleh pelatihan yang sama. Pada unsur Money, anggaran dikelola oleh manajemen pusat. Pada unsur Material, sarana penyimpanan belum memenuhi standar karena rak penyimpanan, tracer, dan kode warna belum sesuai standar. Pada unsur Machine, masih ditemuksn kendala teknis pada komputer dan printer. Pada unsur Method, pelaksanaan telah sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 melalui penerapan 15 Standar Prosedur Operasional (SPO) yang mencakup proses manual dan digital. Penerapan fungsi POAC belum optimal karena koordinasi dan pengawasan masih terbatas pada tingkat koordinator unit tanpa keterlibatan aktif kepala bidang. Penelitian ini menunjukkan bahwa sistem semi-digital di RSU X Kota Depok belum terintegrasi sepenuhnya dan memerlukan peningkatan sumber daya manusia (SDM), infrastruktur, serta dukungan kebijakan agar transisi menuju RME penuh berjalan efektif.

Download

Share

COinS
 
 

To view the content in your browser, please download Adobe Reader or, alternately,
you may Download the file to your hard drive.

NOTE: The latest versions of Adobe Reader do not support viewing PDF files within Firefox on Mac OS and if you are using a modern (Intel) Mac, there is no official plugin for viewing PDF files within the browser window.